今のオフィスから去ることになって、最初に不安になることは「オフィス退去って何をしたらいいのか？」ということだと思います。
しかし、大丈夫です！実はオフィス退去の手順はシンプルなのです！今回は初めてオフィス退去をされる方に向けて、オフィス退去の手順を解説いたします！
オフィス退去、何から始める？
誰しも初めて経験することは何から始めていいか戸惑いますよね。オフィス退去も例外ではないと思います。
「オーナーへの連絡はいつ？」、「元に戻すためにどれぐらいの期間が必要？」といった疑問や、「そもそも何から始めたらいい？」という方のために順を追って解説いたします！
慌てずにひとつずつこなしていきましょう。
オフィス退去の手順
オフィス退去の手順は大きく分けて５つです。
さらに言うと、最初の手順は移転を前提にしているので、退去だけ考えると４工程、場合によっては3工程で完了します。
①オフィス移転の場合は新オフィスの入居可能時期の確認をする
この工程は移転を前提にしているので、退去だけを考える際は飛ばしていただいて構いません。
旧オフィス解約前に移転できるかを確認したうえで移転先を決定します。移転先が新築ビルであればいつから入れるのかは特に気をつけましょう。
②オーナーやビル管理会社に賃貸契約書の内容等を確認する
オーナーやビル管理会社に、「原状回復工事の指定業者があるか」、「解約予告期間はどれぐらいか」、「敷金、委託金の返却時期」等、オフィス退去に必要な情報の確認を取ります。
また、原状回復工事をするにあたって、オーナーやビル管理会社にどこまでの範囲の工事が必要なのかを話し合っておく必要があります。
例えば、壁に汚れや傷があった場合、部分張替えでいいのか、全面張替えでなければならないのか、などです。
工事範囲が適正かどうかを常に頭に置いて、どこまでの工事が必要なのかお互いにしっかりすり合わせておくことで、後々トラブルも発生しにくくなります。
解約予告期間とは
賃借人が賃貸人に対して、入居している物件の退去日から解約を通知しなければならない日までの期間のことです。
解約予告期間前には解約通知を出さなければいけません。
通常の住居では1ヶ月前が一般的ですが、大きなオフィスであれば６ヶ月、スモールオフィスは３ヶ月前であることが多いです。
原状回復工事とは
原状回復工事は、賃貸物件を退去する際に、入居時の状態に戻すための工事です。
原状回復は住居の場合は大家が手配しますが、オフィスの場合は賃借人がすべての費用を負担するのが一般的です。
ですので、入居中に内装を変える際は、退去時に元に戻す費用も考えなければなりません。
原状回復工事の期間
オフィスの大きさ、築年数等の状態によっても変わりますが、目安としては、
着工まで２～３週間、着工から工事終了まで３０坪程度なら１～２週間、５０～１００坪程度なら２～３週間かかります。
どれくらいの時間がかかるかはケースバイケースなので、時間に余裕を持って依頼しましょう。
できるだけ早いほうが望ましいので、可能であれば解約通知を出してすぐ依頼すると良いでしょう。
③オーナーやビル管理会社に解約通知を出す
オフィスの解約予告期間前に解約通知を出します。
④指定業者がない場合、業者の手配をする
②で指定業者があった場合はこの工程は飛ばしてください。
指定業者が特にないようであれば、このタイミングで手配します。
業者の選び方ですが、家具等を買い取ってもらう場合も含め、必ず複数の業者の見積もりを取られることを強くお勧めします。
なぜかというと、業者によって対応してもらえる幅も金額も異なるため、ここで少しの手間をかけることで、結果的にコスト削減やトラブル防止に繋がるからです。
⑤業者にスケジュールの確認と見積もりを依頼する
原状回復工事を担当する業者とスケジュールの確認、見積もりを依頼します。
問題なければ、工事を依頼しましょう。
これでオフィス退去に必要な手順はすべて完了です。
お疲れ様でした！
まとめ
オフィス退去もやり方が漠然としていた状態に比べて、流れが分かれば意外と複雑なことはないということがお伝えできましたでしょうか？
手順をひとつずつ踏まえて、正しくオフィス退去をしましょう！